起業家はコア業務に専念しないともったいない。効果的なツール導入のポイントとは

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コラム

2023.12.16: 起業家はコア業務に専念しないともったいない。効果的なツール導入のポイントとは

会計は会社の「燃料計」

会社の経営には「判断」が重要です。自動車の運転に見立てると「アクセルの踏みどころ」と「ブレーキのかけどころ」が特にポイントとなります。

業績アップを目指しアクセルを踏むべきか、無理をせずブレーキをかけて様子を見るかの判断が起業家に問われます。その経営判断をする際に重要となるのが「会社の資金状況」です。

会社における資金状況は、自動車でいうところの「燃料計」です。燃料計の針を確認せずに運転を続けることは、ガス欠や大きな事故につながります。安全運転はもちろん、これから先も安定的な経営を続けていくために、会社の運転資金は常に確認しておくことが重要です。

経営判断（アクセル・ブレーキ）には経理業務が必要不可欠

経営判断では、どのタイミングでどの業務にコストをかけるか見極めることが重要です。

アクセルの踏みどころとブレーキのかけどころを誤ると、事故につながる可能性もあります。

攻めのタイミングと判断しコストをかけるにしても、会社の資金状況を「可視化」しておく必要があります。

いつでも経営判断ができる状態にしておくためにも、日々の経理業務は必要不可欠です。

しかし、経理は煩雑で処理に時間がかかり、悩みの種になりやすい業務でもあります。

起業家はコア業務（経営）に専念すべき

人件費などの経費削減のつもりで、経理やバックオフィス業務を自分でおこなっている起業家も多いのではないでしょうか。

しかし、不慣れな経理業務に時間を取られすぎると、経営や営業など本来やるべきことにかける時間が減り、結果的に売り上げが伸びない状態に陥る可能性があります。

経営というコア業務に集中するためにも、アウトソーシングを検討しましょう。

幸い、バックオフィス業務は「標準化」「効率化」がしやすく、外注も可能なものです。

バックオフィスの専門家やクラウドツールを活用し、起業家はコア業務に集中すべきでしょう。

必要な情報を必要なタイミングで得られるツールの導入が効果的

バックオフィス業務に忙殺されることなく、会計処理された情報を得るために活用したいのが「クラウドツール」です。クラウドの特徴は、場所や端末を選ばずインターネット上のデータにアクセスできることです。

いつでもデータを確認できるので、スピーディーな経営判断につながります。

ツール導入で効率化される5つのポイント

クラウドツールの導入は、煩雑な経理業務の効率化を実現します。具体的に導入の効果が見込まれるポイントを5つに絞って解説します。

ポイント①自動仕訳はあたりまえ

クラウドツールを利用すれば、銀行口座の入出金データやクレジットカードの利用明細を自動的に取り込むことができます。

利用開始時に設定しておけば、面倒な勘定科目ごとの仕訳を自動でおこなうことも可能です。

記帳データを手入力した場合と比べると経理の業務負担が軽減されるでしょう。

ポイント②出納確認や証憑保存が簡単

2023年10月から開始されたインボイス制度や、2024年1月から義務化される電子帳簿保存法により、取引の成立を証明する証憑類をデジタルデータで保存することを求められています。

クラウドツールで入出金取引の取り込みが自動化されていれば、出納確認と証憑の照合が簡単にできます。

あわせてデジタル化に対応している取引先との、入出金業務の簡素化も見込めます。

ポイント③経費精算・経費管理がなくなる

クラウドツールでは、交通系ICカードや法人カード利用明細の取り込みも可能です。

仕訳処理も同時にできるので、経費精算における入力業務が消滅します。

経費利用時の仮払い・立替払いや小口現金の取り扱い業務もなくなるので、業務効率化の一助になるでしょう。

ポイント④勤怠管理の手間が省ける

クラウドツールの勤怠管理システムを利用すれば、スマートフォンやタブレットなどモバイルデバイスからの打刻も可能になります。

タイムカード集計の手間がなくなるだけでなく、社員一人ひとりで異なる有給日数の管理などからも解放されます

ポイント⑤いつでもどこでも財務状況を確認できる

経営判断にはスピードが求められます。

クラウドツールを使用していれば、急な判断に迫られた際でも、時と場所を選ばずリアルタイムで会社の経理状況を確認できます。

ツール導入の注意点

クラウドツールで効率化が可能な業務範囲が明らかになったら、次は導入を検討します。

ただし、導入する前に確認しておきたいポイントがいくつかあります。

導入前の課題を解決し自社の業務改善につながる導入を実現するための注意点を「業務全体の把握」「導入の目的」「初期設定が重要」の3つにわけて解説します。

必要な業務を洗い出す

導入前に必ずおこなっておきたいのは、事業全体の業務の把握です。

起業家が日ごろ、時間を取られている業務や、従業員の負担になっている業務を洗い出しましょう。

バックオフィス業務で毎月費やしている時間や人数、どの業務がアウトソーシングできるかなど、細かく書き出すことが自社の状況把握につながります。

目的を明確にする

クラウドツールを導入し、何を実現したいのかという「目的」を明確にすることは重要です。

企業におけるクラウドツール導入の目的は、大きく以下の3つに分類できるでしょう。

・業務効率化（業務時間の有効活用）
・アウトソーシングによるコストダウン（人件費や各種経費削減）
・起業家本来の業務（コア業務）専念

目的が明確になることで、自社に適したクラウドサービスや利用すべき機能も具体的になるでしょう。

初期設定が重要

クラウドツール導入後は、システム運用のための初期設定が必要です。

単純な初期設定であれば、マニュアルなどを確認しながらおこなえるでしょう。

しかし、会計業務にかかるクラウドツールの初期設定は、有償サービスを利用してプロに委託することをおすすめします。

クラウドツールの導入には、これまでの経理データの移行や顧客情報の登録などの準備が必要です。

また、業務の洗い出しでわかった企業課題を解決するために業務フローの見直し、適切な勘定科目の再設定などが必要なケースもあるでしょう。

ツール導入にあわせておこなうことで、より有効な業務効率化がおこなえます。

ツール導入と有償サポートの利用で一時的なコストは増えますが、会計業務の効率化とコア業務へのリソース集中により結果的なコストダウンが図れます。

また、ツールに不慣れな状況で混乱やトラブルが生じる可能性もあるため、アフターフォローが充実しているサービスを選ぶと安心です。

どのようなサポートを受けられるのか、契約の際によく確認しましょう

まとめ

起業家がコア業務に専念するためには手間がかかるバックオフィス業務の負担をいかに軽減するかがポイントです。

負担を減らすためには経理業務のアウトソーシングや、クラウドツールの導入が効果的です。

クラウドツールの導入は、経理業務の負担軽減はもちろん、経営状況の即時把握も実現します。スピーディーに経営状況を把握することが経営判断へ好影響を与えることもあるでしょう。

また、クラウドツールの導入の際は、自社の業務の洗い出しや、目的の明確化が大切です。

ユーザーサポート体制なども含め、必要なサービスと契約しましょう。