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コラム

2025.02.22: 「多様な働き方」にはどの方法で対応すべきか

柔軟な体制を実現する方法

少子高齢化による生産年齢人口の減少などが原因で、中小企業は人手不足の問題に直面しています。人材確保のために多様な働き方に対応する必要に迫られた結果、企業の環境を変えざるを得ない状況にあるのではないでしょうか。

しかし、何をどうすれば良いのか分からないという経営者は少なくありません。その具体的な対策としては「クラウドツールの導入」と「アウトソーシング」があります。以下でそれぞれのメリットや、どのような働き方に有効なのかを詳しく解説します。

クラウドツールの導入

クラウド会計ツールとは、インターネットを介して利用できるクラウドサーバー上の会計システムのことです。1回買い切りのインストール型とは異なり、クラウド型の多くは毎月または毎年支払いが発生する料金体系になっています。

特定のパソコンに導入して使用するインストール型に対して、クラウド会計ツールにはどのような利点があるのでしょうか。4つのメリットを紹介します。

クラウドツールのメリット：時間と場所を選ばない

クラウド会計ツールのメリットとしてまず挙げられるのは、インターネット環境さえあればいつでもどこからでもシステムにアクセスできることです。アクセス権を付与された従業員は、サーバー上のデータを閲覧するだけでなく、データの入力やシステムの操作も行えます。

クラウドツールのメリット：自動化による工数削減と正確性向上

金融機関やクレジットカード、POSレジなどのシステムと連携することによって、取引データの取得が自動化できます。担当者が手作業でデータを入力する必要がなくなるため、チェック漏れや転記ミスといったヒューマンエラーも防げます。結果として、大幅な工数削減の実現に加えて、正確性の向上にもつながるでしょう。

クラウドツールのメリット：リアルタイムでのデータ共有

アクセス権が付与されている従業員は、複数人でも同時にシステムにアクセスして情報を閲覧したり、共同作業を行ったりできます。作業内容はリアルタイムでシステムに反映されるため、社外からアクセスしている場合でもタイムラグのないデータの共有が可能です。

クラウドツールのメリット：不正リスク低減

クラウド会計ツールでは、アクセスできるユーザーを管理し、権限の範囲を細かく設定できます。また、誰がいつアクセスしたのかを把握できるよう、すべてのログイン履歴がシステムに記録されています。ログインした人がどのような作業をしたのかもすぐに分かるため、不正の防止にも役立つでしょう。

経理業務のアウトソーシング

アウトソーシングとは、自社の業務の一部を外部の業者に委託することです。人手不足の解消やコストの削減、業務の効率化などを目的としてアウトソーシングが活用されています。代行業者には、業務単位やプロセスごとに作業を委託できます。

アウトソーシングのメリット：プロの知識やノウハウを活用できる

経理のアウトソーシングを請け負う業者には、税理士や公認会計士、簿記資格取得者などが在籍していることが一般的です。企業会計のプロに業務を委託することで、専門家の知識やノウハウを活用できます。

アウトソーシングのメリット：予算に合わせて委託量の調整がしやすい

経理業務をアウトソーシングする場合、基本적には委託件数に応じて料金が変わります。無理なく業務の効率化を図るために、予算に応じて委託量を調整できます。

アウトソーシングのメリット：節税や経営の相談もできる

税理士の所属している業者であれば、税務相談や税務申告の代行、税務調査の対応まで含めて委託できます。単に経理業務の代行を委託するだけでなく、経営や節税の相談ができるという利点があります。ただし、契約プランによっては追加料金が発生します。

働き方の多様性に適した選択肢とは

以上のことから、中小企業にとってクラウドツールの導入とアウトソーシングの活用には大きなメリットがあることが分かりました。ただし、これらの方法をより効果的に活用するためには、状況に応じた使い分けが重要です。

どのような場面で活用できるのか、以下に具体例を挙げて説明します。

テレワーク

体調やライフスタイルの変化、家族の介護や看護、引っ越しなど、さまざまな事情によって従業員の通勤が困難になるケースがあります。これまでは、このような従業員は退職するしかありませんでした。

しかし、近年ではテレワークに切り替えるという選択肢も加わりました。優秀な人材の流出を防ぐためにも、テレワークの導入は有効です。

クラウドツールで共有しやすい環境づくり

クラウドツールを導入することによって、インターネット環境があれば時間や場所を問わずに業務を行えるようになります。入力したデータはリアルタイムで反映されるため、社内の従業員との情報共有も滞りなく行えるでしょう。

また、アクセス日時や作業内容の履歴が記録されるため、改ざんなどの不自然な操作が行われた場合はすぐに把握できます。不正防止に役立つ機能があることで、会社も従業員も安心してテレワークを進めることができます。

産休・育休

多様な働き方の実現には、仕事と育児が両立できる職場環境を整備することも重要です。近年、政府は女性だけでなく男性の育児休業の取得も推奨しています。

女性は産前6週間（多胎の場合は14週間）と産後8週間の産前・産後休業を取得できます。一方、男性は、産後8週間の期間中に取得できる「産後パパ育休」制度が2022年10月1日に新設されています。また、育児休業については、男女問わず子が1歳になるまで（状況に応じて延長可能）取得できます。

これらは休業後に職場復帰することを前提とした制度のため、従業員が退職する場合とは異なる環境を用意する必要があります。次のように2段階に分けて対応を進めていくと良いでしょう。

第1段階：クラウドツール導入でムリをしない環境づくり

クラウドツールの導入により、多くの業務が自動化できます。アクセス権のある人は社外からでも時間に関わらずシステムにアクセスできるため、従来のようにデータ出力などで担当者を動かす必要もなくなります。

また、残る業務も標準化するため、従業員が急な体調不良に陥っても他の従業員によるフォローや引き継ぎがスムーズに行えます。

第2段階：アウトソーシングで復帰しやすい環境づくり

従業員が実際に産休や育休に入ってからは、人員不足を補うためにアウトソーシングを活用しましょう。復帰する場所が残っていることで、安心して休業することができます。また、日常業務はクラウドツールによって自動化されているため、月次・年次決算業務を中心にプロへ委託します。新たな経理担当者を雇用する必要はありません。