業務効率化のメリットを増やすには「クラウドツール導入サポート」の利用が◎

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コラム

2025.02.08: 業務効率化のメリットを増やすには「クラウドツール導入サポート」の利用が◎

クラウドツールのメリット・デメリットを簡潔におさらい

クラウドツールとは、インターネットを介してクラウドサーバー上のシステムを利用するというものです。チャットツールやオンライン会議ツールなどさまざまなものがあり、経理業務に特化したものを「クラウド会計システム・クラウド会計ツール」などと呼びます。

クラウド会計ツール導入で得られる9つのメリット

クラウド会計ツールの導入は、企業にとって多くのメリットにつながります。ここでは、代表的な9つのメリットを紹介します。

メリット1：いつでもどこからでも利用できる

クラウド会計ツールは、インターネット環境さえあれば、いつでもどこからでも利用可能です。外出先から戻るのを待つ必要がなく、テレワークなど多様な働き方にも対応しやすくなります。

メリット2：リアルタイムで経営状況を把握できる

アクセス権を持つ社員は、いつでもデータを閲覧し必要な形式で出力可能です。このため、担当者不在による業務遅延がなくなり、リアルタイムで経営状況を把握できます。結果として経営判断のスピードアップにつながり、営業機会を逃しません。

メリット3：常に最新の法律や制度に対応

クラウド会計ツールは、法改正があっても適切なタイミングで自動的にアップデートされます。1人経理などの担当者が独自に勉強しなくても、常に最新の税制に従った適正な処理を行えます。

メリット4：データ消失リスクの低減

クラウドツールでは、クラウドサーバー上にデータを保存します。そのため、会社や手元の端末に何らかの不具合が生じても、データ消失のリスクがありません。また、遠隔地や社外からも利用できることが、災害時におけるBCP対策としても役立ちます。

メリット5：万全なサイバーセキュリティ対策

クラウド会計ツールは、運営企業により万全のセキュリティ対策が整えられています。日々進化するサイバーセキュリティリスクに対抗するためには、自社内で個別に対応するよりも、専門知識と最新技術を持つ専門業者の管理下で保管するほうが安全です。

メリット6：自動化による工数削減で経理負担激減

クラウド会計ツールは、銀行口座やクレジットカードなど金融機関と連携することで、取引情報を自動取得します。また、スマホで撮影した領収書の自動読み取りも可能です。これにより、日常業務の工数が大幅に減り、業務効率化や経理担当者の負担軽減にもつながります。

メリット7：ヒューマンエラー消滅と正確性向上

自動取得した取引データは、あらかじめ登録した仕訳ルールに従って自動記帳されるため、さらなる工数削減が可能です。また、これらの自動化により計算ミスや転記漏れといったヒューマンエラーがなくなるため、経理業務の正確性も向上します。

メリット8：内部不正リスクの回避

クラウド会計ツールはデータ取得の自動化に加え、アクセス権限管理や作業履歴を保存する機能により、データの改ざんや情報漏洩といった内部不正リスクを回避できます。

メリット9：トータルコストダウン

クラウド会計ツールの導入により、経理業務で用いる膨大な情報はデジタルデータとして一元管理されます。これによりペーパーレス化が推進され、紙資料にかかる印刷費用やファイリング費用、保管スペースなどが不要になり、大幅なコストダウンが実現するでしょう。

クラウド会計ツールのデメリット

導入を検討する際は、メリットばかりではなく、以下のようなデメリットも知っておくことが大切です。

デメリット1：インターネットがないと使えない

インターネット回線が不通になるとクラウドサーバーにアクセスできないため、ツールそのものが利用できなくなります。しかしながら、インストール型の会計ツールや表計算ソフト等も、停電時には使えません。電気は通じているがインターネット回線のみ不通が長引くという状況は、日常的に起こることではないため、それほど気にする必要はないでしょう。

デメリット2：コストがかかる

新しいシステムの導入・運用を行う際には、ある程度のコストがかかります。しかしながら、クラウド会計ツールは月額利用料を支払うものが多いため、1回あたりの費用負担は小さく済みます。また、メリットでも述べたトータルコストダウン効果により相殺され、結果的にプラスへ転じることも期待できます。

デメリット3：セキュリティ面の不安

近年、経理部門のDX市場は活発化し、多くの企業が参入しています。なかには、信頼性の低い業者やツールが混じっているかもしれません。ツールや導入サポートを提供する企業のホームページなどで外部認定証明書などを探し、安全性を確認することも重要です。

デメリット4：業務フローの見直しと再構築が必要

クラウドツール導入の効果を最大限に得るためには、現状の業務フロー見直しが不可欠です。具体的には、すべての作業を洗い出し、重複やムダ、ボトルネックを割り出し、課題への対策を練るという流れで行います。これには、専門的なノウハウと時間が必要なため、導入に踏み切れない要因にもなっています。

3ステップで導入効果を向上させる「クラウド導入サポート」

クラウド導入サポートとは、中小企業のリソースでは難しい業務フローの見直しから、ツール導入に適した環境整備などを支援するサービスです。クラウド導入サポートの基本的な流れについて、3つのステップで説明します。

ステップ1：ヒアリング

まずは、専門知識と導入ノウハウを持つプロが丁寧にヒアリングし、導入先の現状把握を行います。このとき、導入を検討する企業は、自社の目標や将来像、それを目指すうえで課題ととらえていること、改善後のイメージなどをはっきりさせておくことが重要です。

ステップ2：業務フローの見直しと再構築

サポート業者は、ヒアリングで得た情報を元に、導入企業の課題を踏まえた業務フローを設計します。状況に応じてトライアンドエラーを繰り返すこともあるでしょう。導入支援を受ける企業は、運用にあたっての要望や疑問などを伝え、その都度、不安を解消しておくことが成功に導くコツです。

ステップ3：クラウド会計ツール導入

実際にクラウド会計ツールを導入する段階では、専門知識を持つサポートスタッフが必要に応じてツールのカスタマイズや初期設定、データ移行などを支援します。適正な納税や正確な経営状況の把握には、初期設定が重要です。もしも不適切な仕訳ルールで使い始めてしまうと、後々に大規模修正が発生するおそれがあります。プロに任せるほうが良いでしょう。

クラウド導入サポートを利用することのメリットと

クラウド導入サポートは便利なサービスですが、基本転記に有料です。コストをかけてまで利用することに、どのようなメリットがあるのでしょうか。

サポート利用のメリット1：プロの視点でのチェック

導入サポートを行う会社のスタッフは、多くの企業を見て、多くの業務フロー構築に携わっています。自社の業務フローをプロ視点でチェックしてもらうことは、社内で気づけなかった課題の発見や根本的な問題解決につながる可能性があります。

サポート利用のメリット2：導入効果が高まる

多くの企業は、「解決策」としてクラウドツールの導入を決めるものです。しかし、企業ごとの課題に合ったツールと業務フロー改善がともなっていなければ、導入効果は半減するでしょう。プロの知識とノウハウを用いた業務フローの見直しによって、最適なツール選定が可能となり、導入効果も高まります。

サポート利用のメリット3：ムダな機能をカットできる

導入前の課題と改善後のイメージ、企業の将来像を明らかにすることで、導入すべき機能も明確になります。一般的に、ツールの機能が多いほど料金は高いものです。不要な機能やオプションをカットし、自社にとって本当に必要な機能が揃ったツールにカスタマイズすることで、コストパフォーマンスが良く使いやすいツールを導入できます。

サポート利用のメリット4：従業員への周知

サポート導入サービスには、導入後のオペレーターとなる経理担当者への指南はもちろん、従業員への周知・研修などが含まれているプランもあります。せっかく高性能なシステムを導入しても使いこなせなければ意味がありません。また、プロが説明することで誤解なく伝わり、より効果的な活用が期待できます。

サポート利用のメリット5：事後サポート

新しいツールは、実際に使い始めてから「わからない点」に気づくことも多いでしょう。定期的なアフターフォローや、緊急時のサポートに対応しているプランならば、安心して使い続けることができます。クラウドツール導入を試みたものの、使い始めたらわからないことが多くて定着しなかったというケースは珍しくありません。事後のサポートを活用することが、導入成功のカギとなります。