中小企業の経理業務は独特？経理経験者のスキルを生かす方法 - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2024.10.28: 中小企業の経理業務は独特？経理経験者のスキルを生かす方法

企業における経理業務の重要性

経理の仕事は、企業のお金を管理することです。企業活動における日々のお金の流れを記録して、適切に管理する業務を担っており、企業運営の健全化になくてはならない存在です。

主な経理業務

日常業務

日々発生する仕入・売上データの入力・仕訳・管理、取引にかかる請求書・領収書の発行などを行います。

月次業務

月末、あるいは毎月決まった日に行う業務は、売掛金の請求や督促、買掛金の支払い、経費精算、給与の支払い、税金の納付などです。

年次業務

年1回ペースの業務には、決算報告書の作成や決算報告会、申告書類の作成と納税、年末調整などがあります。

中小企業における経理の特徴

大手企業と比べたとき、中小企業の経理業務にはどのような特徴があるでしょうか。

1人経理が多い

中小企業では、経理業務を1人で担う「1人経理」が多い傾向にあります。企業によっては労務や総務、営業事務など、あらゆるバックオフィス業務を総括して1人で担当することも珍しくありません。なかには、経営者自身が経理を兼務しているケースもあるでしょう。

業務量が多い

大企業では部門ごとに担当部署が設置されていることが一般的ですが、中小企業ではあらゆる業務を1人経理やごく少人数の担当者で分担する傾向にあります。そのため、必然的に業務量は多くなります。複数のタスクを同時進行することはもちろん、中断や割り込み業務も多く、担当者は集中力を保つのにも苦労するでしょう。

理解者がいない

1人経理状態を招く背景として、社内で他に経理業務を理解している人がいないことが挙げられます。そのため、経理担当者は、わからないことがあっても上司や同僚などに相談や確認をすることができません。また、生産性のない経理業務は他部門の社員から軽視される傾向にあり、社内で孤立する可能性もあります。

負担が大きい

1人経理は業務が属人化しやすく、担当者の不在は業務停滞に直結します。そのため、1人経理担当者は有給休暇などの申請をためらうケースが多いでしょう。また、日常業務と並行して月次業務や年次業務を行う必要があるため、繁忙期には時間外労働が急増するほどの過剰業務となります。お金を扱うプレッシャーに加え締切厳守の緊張感もあり、体力的にも精神的にも負担の大きな業務です。

会計処理方法が大企業と違う

中小企業には税金の優遇や特例制度が適用されるため、大企業とはそもそも会計処理方法が異なる場合があります。大企業での経理経験者、同じ中小企業でも処理方法の違う会社で経験を積んだ人は、処理方法のギャップを感じるでしょう。

経験者が必ずしも有利とは限らない

このように、中小企業の経理業務は、企業によって全く違う可能性があります。もちろん法律に基づいたルールはあるものの、それをどのように反映させるかは、企業ごとに異なるといっても過言ではないでしょう。そのため、必ずしも経験者が有利とは限らないのです。

ケース1：引き継ぎが不十分

前任者が退職を申し出てから後任者の採用まで時間がかかった場合は、引き継ぎが不十分な可能性があります。特に前任者の退職理由によっては、引き継ぎを行うこと自体が難しいケースもあるでしょう。すると業務はブラックボックス化してしまい、後任者がどれほど経験を積んだ優秀な人であっても、手探りで進める必要があります。

ケース2：前任者の知識不足

経理業務には資格こそ不要ですが、簿記や税法の知識は必須です。しかし、全くの未経験で経理を担当する人は少なくありません。そういったケースでは、前任者の簿記不足により不適切な方法で業務を遂行していた恐れもあります。場合によっては、仕訳記帳における勘定科目が毎回異なる可能性すらあるでしょう。

ケース3：担当者以外の理解不足

企業によっては「前任者は担当していた」という理由で、さまざまなバックオフィス業務を任せることもあるでしょう。しかし、経理は本来、専門性の高い業務です。経験者だからこそ、経理以外は未経験の可能性もあるのです。

経験者を生かすためには経理業務の改善が必要

以上のようなケースでは、せっかく経理経験者を採用してもスキルを十分に生かせません。企業側は、後任者の話をよく聞き、どこに問題があるのかを見極める必要があります。また、企業が考える「経理業務」と後任者の考える「経理業務」に食い違いがないか、互いの認識をすりあわせることも重要です。

経理業務を改善する方法

経理業務の遂行に問題があるのなら、次のような改善方法が考えられます。

改善方法1：中小企業会計要領の導入

中小企業会計要領とは、以下のような中小企業の実態に合わせた会計ルールです。

経理人員が少ない
高度な会計処理に対応できる体制が整っていない
会計情報の開示先は、取引先・金融機関・同族株主・税務当局などに限定される
主に法人税法に則った会計処理を実施している

この中小企業会計要領は、2011年に設置された中小企業関係者などを主体とする「中小企業の会計に関する検討会」によって策定されました。自社の規模に合った会計ルールで、経理業務を無理なく遂行できます。また、適切な処理を実施することで、取引先や金融機関との信頼関係の強化にもつながるでしょう。

改善方法2：アウトソーシングの利用

1人経理の業務量が多く手が回らない場合は、アウトソーシングの利用も視野に入れると良いでしょう。専門知識やノウハウを持つプロに委託することで、業務の精度も向上し、1人経理には難しいダブルチェックも可能になります。

また、経理業務プロセスをまるごと委託するプランや、作業単位で委託できるプランなど、委託範囲に融通が利くため、自社で手に負えない部分だけ任せることも可能です。経理知識のある後任者には得意領域を任せて、煩雑なルーティンワークを外部委託するなどの工夫で、双方の持ち味を生かすこともできるでしょう。

経理業務フロー再構築にも役立つ

アウトソーシングを導入する場合、業務の切り出しを行うために、まず社内全体の業務フローを見直します。この工程によって、ブラックボックス化した経理業務がプロの手で解体され、最適な業務フローへと生まれ変わります。

改善方法3：ITツールの導入

経理経験者のスキルを生かすためには、経理業務やバックオフィス業務に必要な機能が搭載されたITツールを導入することも有効な手段です。煩雑な単純作業を自動化することで1人経理の業務負荷が大きく減り、より専門性の高い業務に注力できでしょう。特にクラウド型会計システムは、以下の機能によって業務効率化が期待できます。

自動入力、自動仕訳

金融機関との連携により取引・店舗売上・経費データを自動で取得・仕訳します。あらかじめ仕訳ルールを設定しておくため、イレギュラーな出納があっても安心です。手入力によるヒューマンエラーがなくなるため、正確性が高まり情報精度の向上にもつながります。

デジタル管理

電子帳簿保存法の改正により、領収書や請求書などの証憑類はデジタル管理することになりました。クラウド型システムの導入は情報共有や共同作業を容易にするため、プレゼン資料や契約書などもデジタル管理しやすくなるでしょう。デジタル管理は印刷コスト・管理コストの削減ができるほか、検索しやすいことも大きなメリットです。