なにをどこまでDX化する？人と機械の「得意・不得意」 - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2024.04.08: なにをどこまでDX化する？人と機械の「得意・不得意」

「機械に任せること」と「人が担うこと」の見極めが大切

会社の業務は、営業や店舗などで顧客と直接コミュニュケーションをとるフロントオフィス業務と、社内で後方支援を担当するバックオフィス業務に大別できます。一定のルールに則った処理をおこなうバックオフィス業務は、機械に任せることで効率化を図れますが、臨機応変な対応が求められるフロントオフィス業務は、人が担うほうがよいでしょう。

機械が得意なことは「記憶・計算・分析」

機械が得意なことは、入力データの記憶と反映、予め設定されたルールに則った正確な処理、条件や類似点に基づく分析です。

・記憶：入力した通りに記憶して、指示の通りに出力できます。また、事前に設定したルールや条件を忘れることもありません。

・計算：入力されたデータを、指定された条件に従って正確に計算します。一度に扱えるデータ量、スピード、精度、どれをとっても人間が敵うものではありません。

・分析：予め設定した条件に応じたピックアップやデータ同士の類似点を見つける作業も機械の得意領域です。うまく条件付けることで、複雑な分析も可能になります。

機械に任せるとはかどる業務

得意な作業を踏まえて、人よりも機械に任せることではかどる業務を「経理」「人事労務」「営業事務」の3つに分けて解説します。

経理

会社のお金を正確に計算すること、勘定科目仕訳や月次集計、決算資料作成など分析したデータを出力することは機械の得意分野です。単純作業が多く、会計処理の専門知識を必要とする経理業務は、DX化で効率向上を図りやすい業務だといえます。

人事労務

勤怠管理・有給休暇管理・給与計算なども機械が得意な業務です。従業員ごとに条件が異なる賃金計算は、機械の方がより正確でスピーディーに処理できるでしょう。正しい労働時間の把握で従業員の過重労働防止が実現し、労働環境の改善にも繋がります。

営業事務　

入力データに基づいた資料も自動作成できます、機械が得意とする入力したデータの分析が可能です。これによって営業担当者は、顧客に最新のデータに基づいた提案ができます。

これらは、会社の売上に直結しませんが、経営に必要不可欠な「バックオフィス業務」です。いずれも、予め設定したルールに従って膨大なデータを正確に処理・集計・分析できる機械に任せるほうが効率的でしょう。

人が得意なことは「ひらめき・判断・創造力」

一方、機械が苦手で人のほうが得意なことは、ゼロから創造することや少ないデータから推論すること、感覚的に対応することなどが挙げられます。

・ひらめき：直感的に優れた考えや、新しいアイデアが思い浮かびます。ひらめいた当人も、どのような仕組みで思い浮かんだのかを説明できないこともあるでしょう。
・判断：機械が処理をおこなった集計データや分析結果を参考にはしますが、「どうするか」を判断したり決断したりすることは人にしかできません。
・創造力：何もないところから独自のモノを生み出す、あるいは既存のモノにアイデアを加えて新しい価値を創り出すといったことも、人にしかできないことです。

人が担うべき業務

得意不得意を踏まえると、人が担うべき業務はどのようなものがあるでしょうか。ここでは、「営業」「クリエイティブ部門」「経営判断」を挙げて解説します。

・営業

営業は、相手の反応を見ながら自社の商品やサービスを適切にセールスする大切な業務です。契約や購入に至るまでに顧客との信頼関係の構築は必要不可欠で、コミュニケーションを図る力や臨機応変な対応力が求められるます。営業は、人にしかできない業務分野の1つといえるでしょう。

・クリエイティブ部門

顧客のニーズや市場の動向などから見えてくる問題を、自社が提供できる商品やサービスで解決していきます。企画を立案し商品化する時に、人の「ひらめくチカラ」や「創造するチカラ」が発揮されます。

・経営判断

会社の状況を見ながら、どのタイミングでどの業務にコストをかけるか、人的リソースをどこに活用するかを見極める重要な業務です。経営者が執り行う責務といえます。

会社の業績の向上と売上に直結する「コア業務」と呼ばれるものは、いずれも臨機応変な対応や、感覚的なセンスが活かされます。機械が処理をしたデータを活用しながら、人が担うべき業務といえるでしょう。

DX化には「データ設定」が重要

バックオフィス業務のDX化に効果的な方法がクラウドツールの導入です。
クラウドツールでは、インターネット環境を利用して取引先や顧客の入出金データ、勤怠データなどの入力・仕訳・集計を自動化できます。これまで手作業でおこなっていた作業の大半を機械に任せられるため、その分コア業務に人的リソースを投入できるでしょう。
また、アクセス権の付与によって複数の社員がいつでもどこからでもデータを確認できるため、営業活動や経営判断の最適なタイミングを逃しません。

人と機械、それぞれの得意分野を最大限に活かすためには、入力条件や集計ルールなどを適切におこなうことが重要なポイントです。

クラウドツール導入サービスとは

クラウドツール導入サービスでは、経理の専門知識を持つ専門家が、企業規模や業種に合ったツールの選定、業務フローの構築、導入後のサポートなどをおこないます。

導入時に最適な業務フロー構築と適切な条件づけをすれば、導入後は簡単な操作をおこなうだけで機械が正確にデータ処理をしてくれます。

導入や運用にかかるコストは必要です。しかし、煩雑な日常業務を「機械の得意」に任せて「人が得意な」業務に集中することで生産性向上が期待できるでしょう。DX化が進めば、必然的にペーパーレス化や業務効率化も進み、諸経費削減にも繋がります。費用対効果を考えると、クラウドツール導入にコストをかける意味があるのではないでしようか。

まとめ

DX化による業務効率化は、人と機械それぞれが得意な分野に専念できるように業務フローを改善することも目的のひとつです。バックオフィス業務は煩雑な作業が多く、手作業よりも機械に任せる方が処理時間も短く済み、精度向上も望めます。その一方で、人がおこなうべき作業にリソースを集中させることで、フロントオフィスの業務効率があがり業績向上も期待できるでしょう。

より効果的にDXを取り入れるためには、それぞれの得意分野を見極めることが重要なポイントです。クラウドツールの導入で、自社の業務負担がどのくらい軽減されるかを明確にするためにも、一度専門家に相談することをおすすめします。

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この記事を担当した税理士