ノンコア業務が効率化のカギ！バックオフィス業務1人担当者のリスクと改善策

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コラム

2024.04.08: ノンコア業務が効率化のカギ！バックオフィス業務1人担当者のリスクと改善策

健全な経営にはバックオフィス業務が不可欠

生産・開発部門や営業部門が生み出す利益を、正確に記録して適切な管理をおこなう部門がバックオフィス業務です。

人的リソースに限りのある中小企業では、バックオフィス業務のすべてを1人で担当しているケースが多いでしょう。しかし、バックオフィスといっても業務内容は多岐にわたります。業務も一つひとつの専門性が高く、1人に担当させるリスクも少なくありません。

一方で、バックオフィス業務は、顧客の目に触れる機会が少ないため改革しやすく、煩雑な作業が多いため業務効率化の効果がわかりやすいという特徴があります。企業全体の業務フローを改善したい、業績を上げたいときこそ、バックオフィス業務に目を向けるとよいでしょう。

バックオフィスの主な業務

バックオフィス業務は、主に次の4つのカテゴリに分類可能です。

1：企業のお金を管理する：経理・財務
2：従業員のサポートや評価をおこなう：人事・労務
3：法律面で企業活動をサポートする：法務
4：社内環境を整える：総務・庶務・社内ITインフラ

具体的には、次のような業務を担っています。

経理

経理は、企業の血液ともいえる「お金の流れ」を管理する仕事です。日々の伝票処理や入出金管理、月次・年次集計、決算資料作成、税務申告などをおこないます。簿記や税法などの知識と仕訳スキルなどが必要なため属人化しやすく、不正リスクも高いという課題を抱えています。

財務

「過去のお金の処理や管理」をおこなう経理に対して、財務は「未来のお金の計画や調達」をおこなう部門です。代表的な業務には、経営戦略の立案、資金管理、資金調達などがあります。企業経営の要として、より高度な知識とスキルが必要です。

人事

人事は主に、従業員の採用、教育、人事評価をおこないます。従業員が持つ能力を最大限発揮できるようサポートすることが人事業務の目的です。

労務

労務では給与や社会保険の計算、それらに必要な勤怠管理をおこないます。社内の安全管理や衛生管理も担っており、従業員のエンゲージメントを左右する大切な業務です。

法務

法務は社内における法律の専門部署で、資格取得あるいは同等の知識が必要です。契約や取引、社内規定やコンプライアンス相談窓口などにおける法律的な部分を一手に担います。

庶務

電話や来客応対、備品管理、荷物の発送、資料作成や管理などが主な業務です。いわゆる一般事務と呼ばれる業務は、庶務の担当分野であることが多いでしょう。簡単な業務に思えますが、一定水準以上のPCスキルや顧客対応力が求められます。

総務

総務は、バックオフィス業務の総括としてオフィスの管理業務全般を引き受けます。社内制度の整備、イベントや研修などの企画と運営も主な業務です。

社内ITインフラ

業務システムや社内のインターネット環境、セキュリティ対策などの整備と管理をおこなう部門です。また、システムの使用に不安がある社員へのサポートなども担います。高い専門知識と技術が必要です。

バックオフィス業務の1人担当者で高まる4つのリスク

ここまで8つの職種に分けて紹介したバックオフィス業務ですが、一括して「事務」あるいは「経理」と称する企業は少なくありません。前述した通り、1人の担当者がすべてを担うケースも多いでしょう。

しかし、1人で担当すると担当者が大変なだけでなく、企業にとっても次のようなリスクが高まります。

1：繁忙期に業務が回らない

バックオフィス業務の多くが、繁閑差が大きい部門です。会計決算期や給与の年末調整時期、採用期間や教育期間など、特定の時期に仕事量が急増します。そのため、繁忙期には担当者の手が回らず、時間外労働が倍増したり、他部門の従業員が手伝ったりすることが慣例化している企業も多いのではないでしょうか。

しかし、繁忙期に過度なイレギュラー対応を求められる状況は、「業務が回っていない」と考えるべきでしょう。不慣れなスタッフが手を出すことで、人的ミスが誘発されるおそれもあります。

2：属人化および不正リスク

属人化とは、業務内容や手順を把握している人が担当者以外にいない状況です。担当者不在によって業務停滞が起こるリスクがあり、担当者自身にとっては休暇申請がしにくい不自由な環境となっているでしょう。

また、属人化は「不正を起こしやすく、発覚しにくい＜機会＞」と「このような状況を作った会社が悪いという＜正当化＞」を与えることにもなります。犯罪者研究では、不正3大要素として「借金返済や遊興費不足などの＜理由＞」に加えて＜機会＞＜正当化＞が重要だとしており、属人化は不正リスクをわざわざ高める行為だといわざるを得ません。

3：非効率なマルチタスク

バックオフィス業務には、発生するタイミングが決まっている定型業務、他部門の都合で発生する非定型業務、まったくのイレギュラーである臨時業務などが混在しています。

1人でバックオフィス業務を担当している場合は、会計帳簿の記帳作業をおこなっているときに、営業部門から資料作成を頼まれる。さらにその最中に来客があり、席に戻ったら電話が鳴るといった具合に、次々と業務を差し込まれることが多いでしょう。

マルチタスクは、集中力が途切れやすいというデメリットがあります。中断した作業内容の再確認や、やり直しが必要なこともあるでしょう。積み重なることで生産性が落ち、ミスや漏れが増えるという悪循環につながります。

4：コア業務に悪影響

ここまでに挙げた3つのリスクは、バックオフィス業務だけでなく営業や生産部門などのコア業務にも大きな影響を与えます。

属人化した業務は、担当者の急な退職や休暇により容易に機能不全を起こすでしょう。バックオフィス業務の停滞は、コア業務の後方支援が途切れることを意味します。また、繁忙期に他部門から応援を出すということは、その部門に人手不足が生じます。バックオフィス業務を支援するために、コア業務が疎かになり生産性低下や業績悪化を招く可能性もあるでしょう。

不正リスクの高さもさることながら、不正リスクがありながら見逃すという企業の姿勢に疑問や不安を感じ、人材流出につながるおそれもあります。

必要なリソースを確保してコア業務に集中させるためにも、バックオフィスの業務効率化が必要です。

バックオフィス業務効率化のカギは、共有管理のクラウドツール

バックオフィス業務の効率化は、紹介したリスク対策を念頭におくとよいでしょう。つまり、「繁閑による業務量の差を小さくする」「属人化を防ぐ」「非効率なマルチタスクを解消する」ためにはどうすればよいかを考えるということです。

上記を踏まえた業務効率化に適した方法として、クラウド型ツール導入が挙げられます。クラウド型ツールは、オンラインサーバー上にシステムと保存フォルダを置く業務ツールです。インターネットを通じて複数の従業員でデータを共有することにより、多くのメリットが得られます。

クラウド型ツール導入で得られるメリット5つ

クラウド型ツールでバックオフィス業務を共有した場合の主なメリットは、次の5つです。

1：自動化による業務負担軽減

クラウド型の業務システムは、ネットバンキングやPOSレジシステムと連携して、入出金記録の取得と仕訳記帳を自動化することができます。また、専用端末や従業員のスマホに連携アプリをダウンロードすることで、勤怠管理や日誌情報などを自動取得することも可能です。

煩雑なルーティンワークを自動化することで、日々の業務負担が大幅に軽減します。

2：多様な働き方に対応可能

クラウド型ツールは、インターネット環境下ならばいつでもどこからでもアクセス可能です。自宅や外出先でも、会社にいるときと同じように作業できるため、リモートワークにも対応しやすくなるでしょう。

また、外出先からでも業務報告や書類共有などが簡単にできるため、いちいち会社に戻る必要も、会社で待っている必要もありません。

3：属人化解消で不正リスク回避

業務ツールの導入により、専門的な知識や技術が必要な部分はシステムに任せることができます。また、多くの作業が自動化され、各部門で必要な形式に応じた資料の出力も可能です。

業務の属人化は解消され、業務停滞リスクも不正リスクも大幅に低減するでしょう。

4：リアルタイムに業績把握

自社の売上げ状況や業績、取引先の入金状況などリアルタイムデータを、時と場所を選ばずに把握可能です。顧客への対応や経営判断をスピーディーにおこなえるため、営業機会の損失を防ぎます。

5：コア業務専念で業績アップ

バックオフィス業務の自動化・省人化が実現することで、他部門から手を借りることはなくなるでしょう。その分、それぞれが専念すべきコア業務に注力できます。また、バックオフィス業務が安定することで、コア業務部門の業務効率も改善し、業績向上や企業成長につながることも期待できるでしょう。

積極的にDX化すべきバックオフィス業務

DX化とは、デジタル技術を用いた業務改革で、自動化や省人化を図ることができます。

DX化による効果を得やすい業務は、「経理部門」全般、「労務部門」の勤怠管理などです。また、バックオフィス業務がデジタル化され企業全体にペーパーレス化が進むことで、コストダウン効果も得られます。

アウトソーシングが有効なバックオフィス業務

高い専門知識を必要とする反面、利用する場面が少ない「法務」や「財務」「社内ITインフラ」などは、外部委託するほうがよいでしょう。外部の専門家が持つ知識とノウハウを、必要なタイミングだけ借りることができます。

また、経理部門の「会計業務」の最終的なチェックを税理士や会計士に委託することも、負担を減らして精度を高めるために効果的な手段です。

まとめ

一口にバックオフィスといっても、さまざまな業務があり、それぞれに専門知識や技術を必要とします。

リスク低減と精度向上を求めるのなら、ぜひDX化やアウトソーシングによる業務効率化をご検討ください。業務効率化を成功させるためには、「繁閑による業務量の差を小さくする」「属人化を防ぐ」「非効率なマルチタスクを解消する」ことが大切です。弊社では、3つのポイントを踏まえ、貴社に合ったDX化を実現するために入念なミーティングをおこなっております。まずは、お気軽にご連絡ください。

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この記事を担当した税理士